Consecuencias de la integración de Sistemas de Gestión

Escrito por Prevención Integral - Españae

Debemos tener presente que la integración, como todo cambio dentro de una organización, conlleva ventajas y barreras en su implementación...

Si bien es cierto que la integración ofrece numerosas ventajas que los diferentes expertos se han ocupado de enunciar, también es cierto que si no se realiza adecuadamente puede originar ciertos inconvenientes. Junto con todo ello, debemos tener presente que la integración es un cambio dentro de la organización, por lo que cabe esperar la aparición de ciertas barreras en el proceso, algunas de las cuales ya han sido brevemente comentadas anteriormente. En esta oportunidad, profundizaremos en las ventajas que implica el proceso.

Ventajas de la integración

Para indicar las ventajas que conlleva el proceso de integración de sistemas de gestión seguiremos los comentarios realizados por el Centre d’Innovació i Desenvolupament Empresarial – CIDEM (2004) y los profesores de la Universidad de Navarra – IESE Rodríguez y Ricart (2000). Estos dos grupos investigadores han clasificado las ventajas de la integración en dos grupos: ventajas directas y ventajas indirectas.

Ventajas directas

Se entiende por ventajas directas aquellas que tienen un impacto más inmediato en la empresa. Normalmente son, por dicho motivo, las que las empresas suelen percibir con mayor facilidad y, por tanto, suelen impulsar el proceso de integración de los sistemas de gestión. Son las siguientes:

• Disminución de la burocracia:

Es innegable que la implantación de cualquiera de los sistemas de Calidad, Medio Ambiente o Prevención de Riesgos Laborales comporta una buena dosis de burocracia. Las normas que sirven de base a los tres sistemas comparten la idea de la necesidad de documentar “todo lo documentable”, de forma que el funcionamiento del sistema sea independiente de las personas que coyunturalmente se ocupan del mismo. Asimismo, consideran que para mejorar la gestión hemos de controlar todos los flujos de información que entran y salen del sistema. Todo ello repercute en la aparición de un volumen de documentación normalmente sobredimensionado que dificulta el funcionamiento del sistema.

Por lo tanto, el hecho de compartir una parte importante del sistema hace que la documentación relacionada sea también compartida, con la consiguiente reducción documental y de recursos para su mantenimiento, lo que conduce a un aligeramiento de la burocracia implícita a los sistemas de gestión.

Si bien es cierto que este aspecto puede ser considerado como una mejora en sí mismo, cabe recordar lo que se comentó al principio de este capítulo en cuanto al error de confundir el sistema de gestión con la documentación del mismo, error que, como vimos, no ofrece resultados adecuados.

• Aparición de sinergias:

El aprovechamiento de las sinergias que surgen en el proceso es una de las ventajas que más se citan, aunque quizás sea la menos evidente empíricamente.

El hecho es que la implantación de la estrategia organizativa se beneficia de un enfoque único, y no múltiple, hacia los objetivos de negocio, por lo que el alineamiento organizacional de la estrategia se potencia mediante la integración real de los sistemas de gestión.

Un ejemplo claro es el de la formación. Todos los estándares contemplan la necesidad de proporcionar formación a los miembros de la organización sobre sus respectivos ámbitos de interés. Cuando se realiza con conciencia de su trascendencia para el buen funcionamiento de los sistemas de gestión, el efecto de estos procesos de formación en el compromiso e involucración de los miembros de la organización es, sin duda, uno de los frutos más importantes de la implantación de dichos sistemas. Una formación conjunta incorpora ventajas de dedicación, comprensión y compromiso de los trabajadores y mejora la cultura organizativa, la cual debe estar alineada con la estrategia de la empresa.

• Disminución de los costes de auditorías:

Uno de los temas relacionados con la gestión de los sistemas que suele consumir más tiempo y, por tanto, más recursos económicos, son las auditorías periódicas, tanto internas como externas, necesarias para llevar a cabo el seguimiento del funcionamiento de éstos y renovar la correspondiente certificación. No cabe duda, por tanto, de que reducir esta carga de trabajo y de consumo de recursos puede resultar muy atractivo para las empresas.

Por otra parte, la realización de auditorías globales debe conducirnos a detectar oportunidades de mejora, consideradas también como globales para la organización.

• Aumento de la eficacia y eficiencia:

Dado que los criterios de actuación en un sistema de gestión integrado son comunes, dan lugar a una racionalidad en las actuaciones en cada uno de los lugares de trabajo. Asimismo, una gestión claramente orientada a los procesos, a los cuales quedan supeditadas las funciones departamentales, comporta de manera natural y coherente la integración de sistemas, que están determinados por una fuerte transversalidad.

Ventajas indirectas

Además de las ventajas directas, la integración de sistemas de gestión conlleva otro tipo de ventajas de carácter más indirecto y menos tangible.

Entre las ventajas indirectas que pueden aparecer cabe citar las siguientes:

• Mejora de la comunicación interna y externa.
• Oportunidad para iniciar un cambio.
• Mejora de la calidad de la gestión.
• Mejora de la imagen externa de la organización.
• Paso previo hacia la excelencia empresarial.
• Mejora de la transferencia tecnológica.
• Reingeniería más eficiente.
• Reducción de conflictos interfuncionales.
• Mayor motivación del personal.